ОТЧЕТ о выполнении плана работы архивного отдела администрации городского округа "город Каспийск" на 01.09. 2014 года

22 сентября 2014 - news


Работа архивного отдела в 2014 году строилась в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в республике, действующим в области архивного дела законодательством, нормативными актами администрации городского округа «город Каспийск», Положением об отделе и рекомендациями Управления по делам архивов Министерства юстиции Республики Дагестан.

         Основные задачи, стоявшие перед отделом в  2014 году:

         -обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда города;

         -улучшение материально-технической базы архивного отдела и приведение ее в соответствие с нормативными требованиями хранения;

         -обеспечение органов местного самоуправления, граждан и организаций  архивной информацией;

         — выполнение целевых показателей в области архивного дела.   

          

          Правовое и  организационное обеспечение работы архивного отдела осуществлялось в соответствии с годовым и полугодовыми планами работы отдела, в соответствии с Соглашением в сфере архивного дела, заключенным между отделом и Управлением по делам архивов.

         На сайте администрации городского округа «город Каспийск» открыта страничка архивного отдела, где размещены, утвержденные Регламенты по предоставлению архивным отделом муниципальных услуг, отчет о выполнении плана развития архивного дела за 1 полугодие 2014 года, список учреждений- источников комплектования архивного отдела  и другие документы.

         Согласно Закона  РД  от  8.12.2005  г.  «О  наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан государственными полномочиями Республики Дагестан  по  хранению, комплектованию, учету  и  использованию  Архивного фонда  РД», архивному отделу  администрации ГО «город Каспийск»  на развитие архивного дела из Республиканского фонда компенсаций на  01. 09. 2014 г. выделено 125 тыс. рублей (из 145 тыс.), из которых освоено  107 тыс. 154 руб., в том числе  42 тыс. 154 руб.  на оплату  за услугу вневедомственной охраны,   60 тыс.руб. на приобретение архивных стеллажей (12 шт.),  5 тыс.  на приобретение канцтоваров.

        

Обеспечение сохранности и государственный учет документов

        

         Улучшены условия хранения документов, приобретено 12 металлических стеллажей с протяженностью 96 пог. метров. Общая протяженность стеллажей увеличилась на 24 погонных метра, это позволило разместить архивные фонды по порядку и  создать нормативные условия для хранения документов, а также комплектоваться документами и новыми фондами. Загруженность хранилища составляла все 100%, за счет приобретенных новых стеллажей сегодня загруженность составляет 80%.

          Проведена работа по замене фондовых и постеллажных топографических указателей, в связи с перемещением архивных фондов.

            Продолжено картонирование дел.   Документы 43-х фондов — 5671 ед. хр. перекартонированы в новые коробки, 13-ти фондов — 1690 ед. хр. — хранятся в старых коробках (подлежат замене), документы 10 фондов по личному составу хранятся без коробок.

          В течение  отчетного периода отделом принимались меры по  созданию оптимальных условий   хранения документов: производилось  обеспыливание документов, осуществлялся  контроль за соблюдением температурно-влажностного  режима в хранилищах, приобретен кондиционер во второе хранилище.

         В целях повышения безопасности документов Архивного фонда  работниками вневедомственной охраны и пожарной службы проводились проверки пожаро-охранной сигнализации.                   

         В целях осуществления государственного учета документов в начале года составлены сведения об изменениях  в составе и объеме фондов, сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования,    паспорт архива,  сведения о состоянии описей и научно-справочный аппарат к ним  и др. формы отчетов.                                                                                                                                    

         В течение отчетного периода была  продолжена выверка учетных документов, упорядочение Дел фондов, Наблюдательных дел учреждений и проверка наличия  и состояния дел постоянного хранения.

          Завершена полная проверка наличия документов всех 65-ти фондов архива, 8625 дел.  В ходе проверки наличия и состояния дел  оформлены  акты и листы проверки, проставлены шифры, заполнены листы-заверители дел, пронумерованы листы в  делах, оформлены титульные листы дел, составлены итоговые записи в описях дел, выявлены дела, требующие реставрации и восстановления затухающего текста, описи документов, требующие их усовершенствования.

          Произведен прием на хранение 181  дело управленческой документации и 307 дел по личному составу.

Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство ВА  и взаимодействие с источниками комплектования

        

 Согласно графику в 2014 году отделом организованы обработка и  описание документов, направлены на рассмотрение, утверждены  ЭПК описи  Собрания депутатов  и администрации городского округа «город Каспийск», 132 ед. хр. за 2004-2009 годы.

         Должны представить на рассмотрение описи дел до конца 3 кварт. МБОУ «Каспийская гимназия», МБОУ «Детская спортивная школа» и Редакция газеты «Трудовой Каспийск».

         Вне плана проведена научно-техническая обработка документов ликвидированного в 2008 г. МУП  «Управление жилищного хозяйства г. Каспийск».  В ходе НТО обнаружены документы, не относящихся к данному управлению, организаций-предшественников, реорганизованных  предприятий  жилищно — коммунального хозяйства города: саночистка, комбинат благоустройства, жилищно-эксплуатационные конторы, МУП «Горремстрой»,  горзеленхоз, "ремонтно-строительный цех завода «Дагдизель».

          Обработаны, описаны, описи утверждены ЭПК Управления по делам архивов на  все документы, имеющиеся в  наличии всего — 356 ед. хр., в том числе 49 ед. пост. хран. МУП «УЖХ»  с 1970 по 2011 г. 

         Много отсутствующих  документов  за разные периоды. По этой причине граждане, проработавшие в этих предприятиях, не могут получить полные сведения о трудовом стаже работы и о заработной плате для оформления  пенсий.

         В настоящее время в связи с проведением пенсионной реформы актуальность   решения проблемы сохранности документов по личному составу еще более обострилась. Значительное количество заявителей, которые обращаются в архив за подтверждением трудового стажа  и размера заработной платы уходят без ответов по причине отсутствия в архиве документов по личному составу учреждений и организаций.

         Согласно Положению об архивном фонде Российской Федерации срок хранения документов по личному составу в ведомствах составляет 75 лет. Указанное положение обязывает руководителей учреждений, организаций, предприятий обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение этого периода. Однако на практике это положение не всегда соблюдается, руководители организаций не несут никакую ответственность за сохранность документов, утеряно огромное количество документов по личному составу в различных предприятиях.

         Ликвидация, реорганизация, банкротство предприятий продолжаются и сегодня, к сожалению не все руководители предпринимают усилия передавать документы в архив. Из-за такого безответственного отношения руководителей, их халатности или недостаточной правовой грамотности страдают граждане,  работавшие на предприятиях, которые годами ходят в поисках необходимых документов для оформления заработанной пенсии.  

Хотелось бы, чтобы руководители предприятий, конкурсные управляющие ликвидированных организаций понимали важность сохранения документов и принимали бы все меры для передачи их на хранение в архив.

         Сохранение документов по личному составу, являющихся  правоустанавливающими документами, гарантирующими гражданам максимальный размер пенсий, и является заботой о тех людях, кто отдал большую часть жизни родному предприятию и кому необходимо сегодня обеспечить заслуженную старость  

       

         Список организаций-источников комплектования архивного отдела   включает   49 организаций. В текущем году из списка исключены 3 организации, ликвидированные ранее (Обком судостроительной промышленности, МУП «УЖХ» г. Каспийск и Комитет по экологии и природопользованию,  предложения одобрены ЭПК Управления по делам архивов.

         Разработаны и согласованы ЭПК Управления по делам архивов номенклатуры дел 3-х организаций, 2 положения об экспертных комиссиях и 2 положения об архивах организаций.

       В целях осуществления контроля  за  организацией делопроизводства   в архивах организаций, отделом    проведены  7 выездных консультаций, в ходе которых  ответственным за делопроизводство и архив  была оказана методическая и  практическая  помощь, даны  рекомендации. 

        На протяжении всего периода всем организациям – источникам оказана методическая и практическая  помощь по  разработке номенклатур дел, составлению  описей, формированию и оформлению дел и др. вопросам.

     Оказана методическая и практическая помощь в обработке документов по личному составу ликвидированных  предприятий МУП «УЖХ» г. Каспийск,  Профессиональный лицей № 1 (документы лицея обрабатываются для передачи в архив).     

         За отчетный период  дано  28 индивидуальных консультаций ответственным за делопроизводство и архив организаций — источников и не источников  комплектования архивного отдела по вопросам архивного дела; для  новеньких ответственным за архив проведены персональные учебы по вопросам описания документов и ведения делопроизводства и архива.

               

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированного НСА

        

          Продолжена работа по составлению и внесению  изменений в  предисловия и  исторические справки фондов: составлено 2 предисловия к описям дел, 1 дополнение к исторической справке фонда.  

        В учетные данные ПК «Архивный фонд» (4 версия) внесено всего 4597 ед.хр. (документы 21 фонда), что составляет   50 % от всего количества документов  (запланировано было внести 100 ед.хр.).

П редоставление информационных услуг и использование  документов

       

         Проведена работа по выявлению знаменательных и памятных дат по г. Каспийск. Подготовлен фотостенд к 69- летию Дня Победы в Великой Отечественной войне, с использованием фотодокументов участников войны. В газете «Трудовой Каспийск» опубликована статья-обращение к руководителям учреждений «Сохраним документы особой социальной значимости».  Подготовлен Справочник «Переименования улиц города Каспийск за 1957-2000 годы».

На запросы граждан и учреждений выдано 497  справок  социально-правового характера.

         По заявлениям граждан выдано 52 копии архивных документов.

     Подводя итоги работы отдела  за отчетный период, можно отметить, что отдел в основном справился с поставленными задачами.

        Большое  внимание было уделено выполнению показателей в области архивного дела; приведению в порядок учетной документации;  исполнению социально-правовых  запросов; созданию оптимальных  условий обеспечения сохранности документов, чему способствовали   средства, выделенные из Республиканского фонда компенсаций 


При подготовке статьи были использованы материалы: Администрация Каспийска

Похожие статьи:

Новости КаспийскаРаботы в рамках федеральной программы капремонта оценивала специальная комиссия из Махачкалы.

Разное8,5 случаев смерти во время работы

Разное15 хитростей, которые помогут повысить скорость работы мозга и настроиться на решение задач

Разное48 полезных комбинаций для работы в Photoshop

ЧеловекНовый путь улучшения работы мозга: учитесь как ребенок

Рейтинг: 0 Голосов: 0 941 просмотр

Комментарии (0)
Добавить комментарий
Последние комментарии
Азамат 19 января 2022 в 17:20
Dadi 31 декабря 2020 в 15:45
Камиль 17 июля 2020 в 22:26
ВОЛЬТ 23 октября 2018 в 19:17
Abakar 16 июля 2018 в 09:37
Мангуст 26 июня 2018 в 12:52
Осман 17 апреля 2018 в 18:21